«Мicrosoft Excel», пожалуй, лучшая офисная программа из когда-либо созданных. На ней держатся целые отрасли экономики, так что, виртуозно овладев этим инструментом, вы сразу заметите, что дела у вашего бизнеса идут в гору. Кроме множества базовых приёмов работы с программой, которые вы наверняка уже знаете, полезно изучить некоторые хитрости для продвинутых.
- Функция ВПР (Позволяет быстро найти нужное значение в таблице.)
Например, нам нужно узнать финальный балл Бетт, мы пишем: =ВПР(“Beth»,A2:E6,5,0), где «Beth» – имя ученика, «A2:E6» – диапазон таблицы, «5» – номер столбца, а «0» означает, что мы не ищем точного соответствия значению.
Функция очень удобна, но поиск по слишком большой таблице может занять много времени. Кроме того, ВПР ищет только слева направо. Если нужно искать в другом порядке, придётся менять параметры сортировки целого листа.
- Функция ИНДЕКС (Отражает значение или ссылку на ячейку на пересечении конкретных строки и столбца в выбранном диапазоне ячеек.)
Например, чтобы посмотреть, кто стал четвёртым в списке самых высокооплачиваемых топ-менеджеров Уолл-стрит, набираем: =ИНДЕКС(А3:А11, 4).
- Функция ПОИСКПОЗ (Выполняет поиск указанного элемента в диапазоне ячеек и отражает относительную позицию этого элемента в диапазоне.)
Диапазон — две или более ячеек листа. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными. По отдельности ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ не особо полезны, но вместе могут заменить функцию ВПР.
Например, чтобы в большой таблице найти, кто является главой Wells Fargo, пишем =ИНДЕКС(А3:А11,ПОИСКПОЗ(«Wells Fargo»,B3:B11,0).
С помощью функции ВПР этого не сделать, потому что она ищет только слева направо, а сочетание двух последних позволяет сделать это с лёгкостью.
- 3D-сумма
Допустим, Вы решили подсчитать, сколько денег тратите каждый день, и вести учёт семь недель. Под каждую неделю вы создали отдельный лист, куда по дням заносите расходы на бытовую химию, еду и прочее.
Теперь на вкладке TOTAL (ИТОГО) нам нужно увидеть, сколько и в какой день вы потратили за этот период. Набираем =СУММ(‘Week1:Week7’!B2), и формула суммирует все значения в ячейке B2 на всех вкладках. Теперь, заполнив все ячейки, мы выяснили, в какой день недели тратили больше всего, а также в итоге подбили все свои расходы за эти 7 недель.
- $
Одна из самых удобных функций в арсенале Excel, а также одна из самых простых – это знак «$». Он указывает программе, что не нужно делать автоматической корректировки формулы при её копировании в новую ячейку, как «Excel» поступает обычно.
При этом знак «$» перед «А» не даёт программе изменять формулу по горизонтали, а перед «1» – по вертикали. Если же написать «$A$1», то значение скопированной ячейки будет одинаковым в любом направлении. Очень удобный приём, когда приходится работать с большими базами данных.
- &
Если Вы хотите собрать все значения из разных ячеек в одну, можете использовать функцию СЦЕПИТЬ. Но зачем набирать столько букв, если можно заменить их знаком «&».
- Массивы
Для создания массива или матрицы потребуется несколько операций, но они сложнее, чем в случае с обычными формулами, ведь для отображения результата требуется не одна, а несколько ячеек.
Например, давайте перемножим две матрицы. Для этого используем функцию МУМНОЖ (Массив 1, Массив 2). Главное, не забудьте закрыть формулу круглой скобкой. Теперь нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, и «Excel» покажет результат умножения в виде матрицы. То же самое касается и других функций, работающих с массивами. Вместо простого нажатия Enter для получения результата используйте Ctrl+Shift+Enter.
- Подбор параметра
Без этой функции Excel целым легионам аналитиков, консультантов и прогнозистов пришлось бы туго. Спросите кого угодно из сферы консалтинга или продаж, и вам расскажут, насколько полезной бывает эта возможность Excel.
Например, вы занимаетесь продажами новой видеоигры, и нужно узнать, сколько экземпляров менеджеры должны продать в третьем месяце, чтобы заработать 100 миллионов долларов. Для этого в меню «Инструменты» выберите функцию «Подбор параметра». Нам нужно, чтобы в ячейке Total revenue (Общая выручка) оказалось значение 100 миллионов долларов. В поле set cell (Установить в ячейке) указываем ячейку, в которой будет итоговая сумма, в поле to value (Значение) – желаемую сумму, а в by Changing cell (Изменяя значение ячейки) выберите ячейку, где будет отображаться количество проданных в третьем месяце товаров.
И – вуаля! – программа справилась. Параметрами и значениями в ячейках можно легко манипулировать, чтобы получить нужный результат.
